Le tampon encreur est l’outil de bureau que l’on retrouve dans toutes les entreprises dignes de leur nom. Son utilité est très diverse selon le cas et les besoins. Ainsi, dans un cabinet médical, il n’a pas la même fonction que dans une entreprise opérant dans le domaine de la finance, par exemple. Dans cet article, découvrez à quoi servent les tampons dans le secteur médical.
La gestion des pièces administratives et comptables
Comme dans toute entreprise, il est également primordial dans un cabinet médical de bien gérer les pièces administratives et comptables. Pour cela, on aura recours à de nombreux types de tampons encreurs.
Le suivi et la classification des dossiers de patients
Tout patient pris en charge par un cabinet médical doit y avoir un dossier médical. Ce dernier permet d’avoir toutes les informations relatives au patient, en ce qui concerne l’état passé et actuel de sa santé. Avec un grand nombre de dossiers, il peut être difficile de s’y retrouver. Pour résoudre ce problème, le cabinet médical attribue un numéro unique à chaque dossier, en vue de permettre une identification rapide et facile des patients. Ce processus de numérotation peut être effectué en utilisant un tampon numéroteur. C’est un tampon auto-encreur muni de molettes réglables formant une suite de numéros.
On peut le faire confectionner sur des plateformes en ligne comme Otypo, avec une option de personnalisation disponible. Il est vivement recommandé de miser sur un tampon auto-encreur en métal dans le cas d’un usage intensif.
Si ces documents sont datés, on utilisera de préférence un tampon dateur. Il est également personnalisable et équipé de molettes paramétrables, permettant de procéder à une datation des documents sur une période de 12 ans maximum. Pour garantir une longue durée d’utilisation, optez pour le modèle métallique.
Il est également possible de prioriser la prise en charge d’un patient ou d’une tâche avec une mention comme « Urgent ». On l’appliquera dans ce cas grâce à un tampon auto-encreur standard. Vu que l’on en fera un usage modéré, voire moyen, on pourrait opter pour un tampon en plastique. Il aura la particularité d’être très polyvalent, rapide d’utilisation, léger et sera peu encombrant.
Les pièces comptables
Pour assurer une bonne trésorerie, il faut garantir le bon suivi et l’archivage des pièces comptables. Ces dernières seront validées à l’aide de tampons de plusieurs types. Pour le paiement de factures de clients, on utilisera un tampon avec une mention « Payé » sur l’empreinte. Ce sera également un tampon auto-encreur métallique de préférence.
Si un cabinet possède à l’interne une officine de pharmacie, le pharmacien devra utiliser un cachet avec la mention « Livré » sur chaque ordonnance qui sera servie. Cela permettra d’avoir un suivi régulier et assidu de la situation. Ces pièces peuvent également être datées, numérotées et signées à l’aide des tampons appropriés.
La signature, l’authentification et l’identification du cabinet
Le tampon personnalisé d’entreprise
Les tampons peuvent également servir à signer, authentifier et identifier des documents du cabinet. Cela se fera principalement en utilisant des tampons encreurs personnalisés. Ils porteront généralement le logo du cabinet, son adresse, sa spécialité et d’autres informations permettant de l’identifier.
Étant donné que ce tampon sera régulièrement utilisé, le mieux, c’est de miser sur un tampon auto-encreur métallique. En effet, sa robustesse ralentit sa détérioration. Ce tampon sera appliqué à des documents médicaux tels que les résultats d’analyse, les fiches d’informations du patient, les carnets médicaux, etc.
Le tampon personnalisé pour particulier
Il est aussi possible qu’un médecin ou infirmier du cabinet possède son propre tampon personnalisé. Sur l’empreinte de ce dernier, on aura le nom et le prénom du professionnel de santé, ses informations de contact, sa spécialité et son numéro ADELI/FINESS/AM. Le dernier numéro sert à identifier le personnel médical dans le Répertoire des Professionnels de la Santé.
D’autre part, les professionnels de la santé peuvent aussi s’équiper d’un tampon de poche pour leurs déplacements. Celui-ci sera assez léger et compact, de type auto-encreur. Cet outil en plastique se déroule au moment de l’utilisation et reprend sa position initiale après utilisation. Il n’est pas destiné à un usage abusif, vu que sa structure est assez fragile.
En définitive, le tampon est indispensable dans un cabinet médical. Il sert plusieurs buts importants tels que l’authentification, la signature et l’identification du cabinet de même que la gestion des pièces administratives et comptables. Pour chacune de ces utilisations, il est toutefois utile d’utiliser le bon type de tampon encreur.